Resumen del artículo

● Las empresas de logística de tamaño mediano con márgenes netos del 3 al 5 % no pueden permitirse considerar el software personalizado como un proyecto secundario.

● Desarrollar y mantener la versión uno representa una parte significativa de los ingresos operativos, lo que merma los márgenes de ganancia.

● Cada nuevo país, cada nueva normativa de facturación electrónica y cada nueva integración con un proveedor de servicios de telecomunicaciones implica un costo de desarrollo que recae en el estado de resultados de una empresa.

● NewageNXT distribuye ese costo de desarrollo entre toda su base de clientes y envía las actualizaciones de cumplimiento antes de que venzan los plazos.

El software para agentes de carga es cada vez más fundamental para gestionar las operaciones de transporte actuales, especialmente a medida que la geopolítica se vuelve más compleja. Pero, aunque la necesidad de contar con este software es indiscutible, demasiados agentes de carga de tamaño mediano se quedan estancados en el dilema de “desarrollar o comprar”. Y hay una buena razón para ello. Por un lado, el software disponible en el mercado puede ser demasiado general, especialmente para usuarios especializados o de nichos específicos. Por otro lado, la colaboración entre tus equipos de operaciones y de TI puede ofrecer una solución única que se adapte exactamente a tus necesidades, aunque cueste mucho más. ¿Y si existiera una solución que se adaptara de manera exclusiva a tus necesidades de transporte de carga sin costo adicional?

En este artículo, abordamos el debate entre «desarrollar o comprar» y te mostramos cómo sacar lo mejor de ambas opciones.

¿Cuánto cuesta realmente un software de gestión de transporte de carga para empresas de transporte de tamaño mediano?

Desarrollar tu propio software de transporte de carga ofrece ventajas únicas, entre las que se incluyen el control sobre tus flujos de trabajo propios, los datos, las integraciones, la experiencia del cliente y la hoja de ruta del producto a largo plazo. Sin embargo, desarrollar una versión inicial de tu software de transporte de carga que gestione las tarifas, la ejecución de envíos, el seguimiento de envíos, la facturación y el cumplimiento de las normas aduaneras puede resultar muy costoso, dependiendo de factores como el nivel de inversión en infraestructura, el tamaño y la experiencia del equipo de desarrollo, y la ubicación geográfica. También está el factor tiempo, que a menudo se subestima.

Una vez puesto en marcha, los costos recurrentes de mantenimiento de este software de transporte de carga incluirán los sueldos y prestaciones de al menos dos desarrolladores de software a tiempo completo. A veces, incluso más. Cuando se toman en cuenta los sueldos por desarrollador (incluidos todos los costos indirectos, como el seguro médico y otros gastos relacionados con las prestaciones de los empleados), estos costos de mantenimiento comienzan a acumularse año tras año, incluso antes de agregar nuevas características o funcionalidades.

Si tu empresa está sujeta a regulaciones gubernamentales (por ejemplo, la implementación obligatoria de la facturación electrónica según el estándar PEPPOL en los Emiratos Árabes Unidos, a partir de enero de 2027), la implementación de estos cambios podría requerir entre tres y seis meses de trabajo técnico continuo. Y si se tienen en cuenta los estándares del gobierno y el número limitado de proveedores que realmente pueden enviar datos a través de este sistema, existe un nivel de dificultad que tal vez no sea evidente de inmediato.

Estos costos podrían llegar a representar una parte significativa de la utilidad neta anual de la empresa, aunque se generan simplemente por haber desarrollado un software de transporte de carga. Algo que se podría adquirir a un precio infinitamente más bajo.

Los desarrolladores no son agentes de carga, lo que significa que les tomará tiempo comprender tus operaciones y cómo pueden crear un sistema que te ayude. Incluso cuando logren crear el sistema, habrá un proceso de prueba y error, lo cual afectará las operaciones y ralentizará el sistema. Es un proceso agotador, y los costos no reflejan adecuadamente los beneficios esperados.

Los argumentos a favor de la adquisición de una empresa de logística de tamaño mediano especializada en transporte de carga

Los requisitos normativos para la presentación de facturas electrónicas están en constante evolución. Por ejemplo, en países como Arabia Saudita, India, Argentina y Colombia, la facturación electrónica se ha vuelto obligatoria. Cada jurisdicción tiene normas específicas sobre qué constituye una factura electrónica estructurada válida y cómo debe presentarse, en un formato de archivo y de una manera concretos. Eso requiere mucho trabajo de ingeniería y, como mencionamos anteriormente, puede resultar muy costoso.

Comprarlo sale mucho más barato. Tomemos como ejemplo un producto como NewageNXT; este distribuye el costo de esa ingeniería entre todos los clientes que lo utilizan. Eso sí, el hecho de que algo funcione bien en un mercado no significa automáticamente que vaya a funcionar igual de bien en los demás. En algunos casos, hay que empezar de cero al desarrollar para otro mercado. Pero NewageNXT ya resuelve todo eso al abordar todos los retos de cada uno de los mercados.

Los formatos de las autoridades aduaneras y los formatos contables también pueden cambiar cuando entran en vigor nuevas regulaciones. En el caso de las soluciones desarrolladas internamente, cada uno de estos cambios aleja a los desarrolladores del trabajo en funciones que generan ingresos, obligándolos a dedicar horas a tareas de mantenimiento que no generan ingresos.

En una empresa pequeña o mediana (por lo general, de dos a cuatro ingenieros), una sola actualización de la API de un transportista puede requerir una semana completa del tiempo de un desarrollador. Si multiplicas esto por el número de transportistas, puertos y agencias aduaneras con los que un agente de carga de tamaño mediano podría necesitar conectarse en varios países, queda claro lo fácil que es que el mantenimiento acabe con todo el tiempo disponible de un desarrollador.

También está el costo de oportunidad, que no aparece en ninguna parte del presupuesto. Cada hora que un ingeniero dedica al mantenimiento de código personalizado es una hora que podría haberse utilizado para negociar tarifas con los proveedores, fortalecer las relaciones con los clientes, garantizar la precisión de los precios y acelerar la elaboración de cotizaciones.

Sin embargo, en demasiados casos, comprar un software de gestión de transporte ya listo para usar te deja con una solución que es demasiado genérica. Y el software genérico no es de mucha ayuda porque muchas empresas de transporte de tamaño mediano atienden a pequeñas y medianas empresas y necesitan flujos de trabajo que reflejen los requisitos de esos clientes. Además, por lo general, brindan un servicio al cliente más personalizado y se adaptan mejor a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas que las firmas más grandes. También necesitan herramientas que les permitan actuar con agilidad ante interrupciones en la cadena de suministro y que funcionen bien con redes sólidas de agencias globales.

NewageNXT es todo menos eso. Se desarrolló exclusivamente para agentes de carga, por lo que cada flujo de trabajo refleja cómo funciona realmente el negocio de un agente de carga, y no es un ERP genérico adaptado a la logística. Su arquitectura de API abierta permite a cada cliente conectar los transportistas, puertos y sistemas aduaneros específicos de sus propias rutas comerciales, y la función integrada de co-carga permite a un agente de carga aprovechar la capacidad de transporte de un socio desde una sola pantalla cuando una interrupción pone a prueba la suya propia. Esa flexibilidad se extiende a una red de más de 450 clientes repartidos en más de 30 países, por lo que la plataforma se adapta a los clientes y rutas específicos de un agente de carga mediano, en lugar de obligar a todos a seguir el mismo flujo de trabajo.

¿Por qué un buen software de gestión de transporte protege mejor los márgenes que una solución desarrollada a la medida?

El conocimiento de las rutas, las relaciones con los transportistas y la rapidez son los aspectos que permiten a una empresa de logística de tamaño pequeño a mediano generar ingresos. Esto significa que el software debe encargarse de los aspectos operativos y de cumplimiento normativo, mejorar la visibilidad, facilitar una mejor toma de decisiones e incluir funciones clave como el seguimiento de envíos y la optimización de rutas, para que el equipo pueda enfocarse en las actividades que generan ingresos.

NewageNXT Se desarrolló desde cero para ofrecer todas las herramientas necesarias, incluyendo la gestión de cargamentos y tarifas, la reserva de cargamentos, el seguimiento de envíos en tiempo real, el cumplimiento de normas aduaneras, la generación nativa de facturas electrónicas en seis países, la conciliación multidivisa, el control de pagos con un sistema de «creador-revisor» aprobado y 12 informes financieros de nivel de contador público con solo hacer clic en un botón.

La asignación fiscal en tiempo real está disponible en más de ocho mercados. Dado que NewageNXT está registrado como proveedor de puntos de acceso PEPPOL, la plataforma puede ampliar las capacidades de facturación electrónica a cualquier nuevo mercado PEPPOL sin necesidad de una integración separada. Mediante GoSocket, NewageNXT actualmente da soporte a cuatro mercados latinoamericanos, y se sumarán dos mercados más en un futuro cercano. Una vez que un nuevo país entra en «operación», todos los clientes de la plataforma tienen acceso a él; esto es así independientemente de si cada cliente puede cubrir los costos de ingeniería.

La protección de los márgenes está garantizada con NewageNXT. En lugar de destinar una parte demasiado grande de sus ingresos al desarrollo y mantenimiento de software, los clientes que utilizan NewageNXT reparten sus costos de desarrollo entre cientos de otros clientes y reciben actualizaciones de cumplimiento antes de que venza el plazo. Los sistemas centralizados también mejoran la visibilidad y la toma de decisiones en logística. Los clientes ahorran dinero, lo que protege sus márgenes de ganancia.

La mayoría de los agentes de carga de tamaño mediano que utilizan NewageNXT cuentan con una plataforma que les permite administrar su negocio de manera eficaz y, al mismo tiempo, proteger sus márgenes. Solicita una demostración hoy mismo para ver cómo NewageNXT gestiona las operaciones de agenciamiento de carga en una sola plataforma.

Preguntas frecuentes

P1. ¿Cuánto tiempo lleva implementar NewageNXT en una empresa de transporte de carga de tamaño mediano?

Los plazos de implementación dependen del número de entidades y países, así como de la complejidad de su configuración actual. Una implementación en un solo país con una sola entidad puede ponerse en marcha más rápido que una implementación en varios países que requiera la configuración de la asignación fiscal y la facturación electrónica en varios mercados, donde la implementación también abarque la documentación específica de los envíos, como los avisos de llegada cuando sea necesario, y una configuración que pueda simplificar el manejo de la documentación entre países durante el lanzamiento. Póngase en contacto con el equipo de Newage para una conversación sobre el alcance del proyecto basada en su estructura específica.

P2. ¿Podemos conservar nuestras integraciones con operadores y herramientas de contabilidad actuales si nos cambiamos a NewageNXT?

NewageNXT utiliza una arquitectura de API abierta que permite la integración con los sistemas y herramientas existentes. Esto permite a los equipos administrar documentos y datos de envíos sin necesidad de reemplazar todas las aplicaciones conectadas. Para los agentes de carga cuya contabilidad corporativa se maneja en SAP, Oracle u otro sistema ERP, NewageNXT ofrece la capa financiera específica para el sector de la agencia de carga y estructura las transacciones para su integración con el sistema corporativo. El alcance de la integración se define por cliente.

P3. ¿Qué pasa si ya hemos desarrollado parte de nuestro sistema y queremos hacer la transición de manera gradual?

NewageNXT abarca todo el flujo de trabajo, desde ventas hasta operaciones, finanzas, cumplimiento normativo y servicio al cliente. Algunos transportistas comienzan con los módulos que abordan sus principales retos (a menudo, la facturación electrónica o la conciliación multidivisa) y van ampliando a partir de ahí. La plataforma no exige una transición radical.

P4. ¿ NewageNXT gestiona la facturación electrónica en nuestro país en particular?

NewageNXT Actualmente presenta facturas electrónicas nativas para cumplir con los requisitos de facturación específicos de cada sector en los Emiratos Árabes Unidos (a través de PEPPOL), India (a través del portal gubernamental), Argentina, México, Chile y Colombia (a través de GoSocket). La asignación de impuestos está activa en más de 8 países. Arabia Saudita (ZATCA), así como Brasil y Perú, también forman parte de nuestra hoja de ruta. La confirmación del proveedor es importante al evaluar la cobertura por países y los requisitos de gestión de transporte en los distintos mercados, incluidos los flujos de trabajo de transporte y carga compatibles. Si su mercado no aparece en la lista, el equipo de Newage puede confirmar el estado actual y el cronograma.

P5. ¿ NewageNXT les brinda a los clientes visibilidad en tiempo real sin que tengamos que desarrollar nada a medida?

Sí. NewageNXT centraliza las ventas, las operaciones, las finanzas y el cumplimiento normativo en un solo sistema, en lugar de dejarlas dispersas en herramientas inconexas, e incluye un portal integrado para clientes y agentes, seguimiento de envíos, documentos y facturas. El estado de los envíos en tiempo real y las notificaciones basadas en eventos, combinadas con conexiones de API abiertas a transportistas, aduanas y otros socios logísticos, mantienen a los clientes informados sin que tu equipo tenga que estar haciendo llamadas para consultar el estado. Como el portal, el seguimiento y las integraciones ya forman parte de la plataforma, nada de esto requiere escribir código personalizado. La automatización integrada —como los trabajos y las reservaciones que se crean automáticamente a partir de una cotización aceptada— también elimina los pasos manuales repetitivos que, de otra manera, recaerían sobre tu equipo de operaciones.