Resumen del artículo:
Manejar tres contratos con proveedores para una empresa de transporte de carga nunca es lo ideal, pero eso es lo que pasa cuando se implementan una por una. Por ejemplo, tal vez el equipo de ventas necesitaba cotizaciones al instante, así que la empresa de transporte de carga incorporó una plataforma de cotizaciones. Luego vino un sistema de operaciones porque la primera herramienta no podía manejar las reservaciones de carga aérea, la programación de los transportistas ni la documentación de despacho aduanal. Y después, el departamento de finanzas obtuvo su propia plataforma, ya que ninguna de las dos primeras podía realizar facturación en múltiples monedas ni presentar declaraciones de impuestos en los países donde la empresa opera realmente.
Hoy en día, un envío pasa por tres sistemas diferentes, mientras que el agente de carga dedica más tiempo a transferir datos entre sistemas que a mover la carga. Esa carga administrativa aumenta con cada nuevo cliente que solicita seguimiento en tiempo real y respuestas rápidas, y con cada nueva ruta comercial.
Algunos agentes de carga cuentan con diferentes herramientas para la gestión de relaciones con los clientes (CRM), la administración de tarifas, la ejecución de envíos, la contabilidad y el servicio al cliente. Todas ellas cumplen bien su función, pero existe una barrera entre el equipo y la visión completa de lo que está sucediendo en un envío en particular. Imagina una situación en la que los documentos de despacho aduanero se encuentran en el sistema de operaciones, mientras que la factura de ese mismo envío está en una plataforma financiera completamente diferente, sin vincularse a los datos aduaneros ni a la tarifa cotizada originalmente. La cotización real para el cliente se encuentra en una tercera herramienta.
Cuando cambia una tarifa en el sistema de cotización, alguien tiene que acudir a los departamentos de operaciones y finanzas para actualizarla manualmente también. Si es necesario corregir una declaración aduanera, es posible que el equipo de finanzas no se entere hasta la conciliación de fin de mes, lo que convierte esta tarea en una actividad sin valor agregado para el cliente y no genera ingresos para las empresas que gestionan envíos entre diferentes países, al tiempo que tiene que hacer puente entre varios sistemas de software de transporte de carga que no están conectados entre sí.
Pagar varias cuotas de suscripción puede ser molesto, pero eso es solo una pequeña parte del problema. El verdadero costo está oculto entre los sistemas.
Por ejemplo, supongamos que un proveedor lanza una actualización de la API; la integración con los otros dos puede dejar de funcionar sin previo aviso. En ese caso, alguien del equipo tiene que resolver el problema o ponerse en contacto con el servicio de soporte de dos empresas diferentes, y procesar manualmente los envíos hasta que se restablezca la conexión. Eso podría llevar un día o incluso una semana.
De cualquier manera, las operaciones de transporte se ralentizan y los clientes lo notan. Es posible que los cambios en las tarifas realizados en la herramienta de cotización no se reflejen automáticamente en la facturación, y el departamento de finanzas solo se entera de la discrepancia después de que se haya enviado una factura incorrecta. La plataforma de operaciones se actualiza en tiempo real, pero el equipo de servicio al cliente utiliza un sistema diferente y no puede ver esas actualizaciones a menos que cambien de pantalla o copien los datos manualmente.
Cada vacante requiere una persona que la cubra. Para los agentes de carga que manejan cientos de envíos cada mes —ya sea por vía aérea, marítima o de transporte terrestre nacional—, esas brechas se multiplican rápidamente. El resultado es ciclos de pago más largos, tiempos de respuesta más largos para las cotizaciones, más horas de trabajo del personal dedicadas a conciliar datos en lugar de atender a los clientes, y errores que no se detectan hasta las auditorías o, peor aún, cuando un cliente los descubre primero.
Los agentes de carga tienen buenas razones para desconfiar de las propuestas de un solo proveedor. Por ejemplo, una plataforma que reemplaza tres herramientas pero que no se conecta con nada externo a ella misma no es más que un silo más grande con un único punto de falla. Y ese escepticismo se basa en la experiencia.
En este mercado, algunas de las plataformas son sistemas cerrados. Obligan a los compradores a utilizar únicamente sus herramientas y los obligan a abandonar los flujos de trabajo existentes, lo que los obliga a aceptar cualquier integración que desarrolle el proveedor. Esto es lo que los agentes de carga llaman «jardines amurallados», y la preocupación es válida.
Además, convertir tres pequeños silos en un solo silo grande no resuelve el problema. La distinción importante es la apertura. Un modelo de socio único solo funciona si la plataforma se conecta con transportistas, autoridades aduaneras, portales fiscales del gobierno, sistemas contables y redes estándar de la industria, lo que permite que el equipo interno trabaje en una sola pantalla mientras el sistema se comunica con todos los demás. Esto brinda a los equipos un acceso más amplio a la capacidad de los transportistas, respalda mejores decisiones de logística y transporte, y ayuda a los agentes de carga a negociar tarifas de envío y asegurar la asignación de espacio con transportistas de todo el mundo.
Esta distinción es la base sobre la que NewageNXT sirvió de base. Gracias a una arquitectura de API abierta, cualquier empresa de transporte de carga puede integrar NewageNXT directamente en las herramientas que ya utiliza, en lugar de tener que deshacerse de ellas. NewageNXT es un proveedor registrado de puntos de acceso PEPPOL y envía directamente facturas electrónicas a las autoridades fiscales de los Emiratos Árabes Unidos y otros mercados a través del estándar PEPPOL. Las conexiones con los transportistas y las fuentes de tarifas, así como los enlaces con las autoridades aduaneras, se integran en la misma plataforma sin que el agente de carga tenga que dejar atrás nada de lo que ya funciona.
En NewageNXT, un envío pasa de la consulta al cobro sin necesidad de volver a ingresar datos en ninguna etapa. De esta manera, cuando llega una solicitud de un cliente, el equipo puede generar una cotización a partir de tablas de tarifas conectadas en cuestión de minutos. La reserva pasa directamente a operaciones, ya sea que se trate de carga aérea, carga marítima con contenedores completos (FCL) y envíos de carga combinada (LCL) planificados en función de la capacidad disponible, transporte terrestre nacional para la entrega final o una combinación de servicios de envío y transporte.
El mismo registro de envío genera la documentación de despacho aduanero y extrae los mismos datos. Tanto el equipo interno como el cliente pueden recibir actualizaciones sobre el seguimiento de las etapas clave a través del portal del cliente, con total visibilidad de la ubicación del envío.
La factura se genera a partir de los cargos confirmados y se presenta directamente ante la autoridad fiscal, sin necesidad de un portal financiero aparte. Entre el sistema que registró el envío y el sistema que lo factura, no hubo ninguna hoja de cálculo que sirviera de enlace.
Un registro de un solo sistema, en lugar de tres sistemas unidos a la fuerza con middleware, de modo que cada paso alimenta al siguiente. Y, al ser un sistema abierto, se conecta con los sistemas existentes y, al mismo tiempo, da cabida a necesidades logísticas más amplias en todo el mundo sin encerrarlas en un circuito cerrado.
NewageNXT Es el sistema operativo de transporte de carga para agentes de carga que buscan reducir el número de proveedores y obtener mayor visibilidad en cada envío. Si tu equipo dedica horas a la semana a transferir datos entre herramientas que ya deberían comunicarse entre sí, ese es tiempo que podrías dedicar a los clientes y al crecimiento. Solicita una demostración hoy mismo para ver cómo tu empresa de transporte de carga puede beneficiarse de una plataforma abierta.
Esto ocurre de manera gradual. Una empresa de transporte de carga comienza con una herramienta de cotización, luego agrega una plataforma de operaciones para el transporte aéreo, marítimo y el despacho aduanal, y finalmente incorpora un sistema financiero para la facturación y el cumplimiento tributario. Cada herramienta cubre una necesidad, pero las tres plataformas rara vez comparten datos, lo que genera trabajo manual en cada traspaso entre ellas.
Más allá de las cuotas de suscripción, los agentes de carga pagan el precio de las integraciones defectuosas cuando los proveedores actualizan sus API, la conciliación manual de datos entre sistemas, la capacitación del personal en tres plataformas y los errores derivados de volver a ingresar los mismos datos en varios lugares. Estos costos se traducen en ciclos de pago más lentos, tiempos de respuesta más largos para las cotizaciones y una mayor plantilla dedicada a tareas que no generan ingresos.
Una plataforma abierta se conecta con transportistas, autoridades aduaneras, portales fiscales y redes del sector, al tiempo que se integra en los sistemas existentes del equipo interno. Los agentes de carga recurren cada vez más a soluciones logísticas digitales abiertas para gestionar los datos de envío sin obligar a los equipos a abandonar sus flujos de trabajo actuales. NewageNXT utiliza una arquitectura de API abierta y conexiones directas a través de PEPPOL, GoSocket y portales gubernamentales, por lo que los agentes de carga no quedan atrapados en un sistema cerrado.
Sí. NewageNXT abarca ventas, operaciones multimodales —incluidos el transporte aéreo y el marítimo para envíos de contenedores completos (FCL) y de carga fraccionada (LCL)—, transporte terrestre nacional, despacho aduanal, almacenamiento, servicios financieros con facturación electrónica integrada y servicio al cliente a través de un portal de clientes. Los agentes de carga pueden consolidar envíos más pequeños en contenedores completos para reducir costos y ofrecer tarifas competitivas. Un envío pasa desde la consulta hasta la facturación en una sola plataforma, lo que ayuda a los agentes de carga internacionales a combinar la automatización con la experiencia humana, mejorar la rapidez, gestionar los tiempos de tránsito y mantener la carga en movimiento hacia su destino a lo largo de los flujos de trabajo de carga internacional, sin necesidad de ingresar datos por duplicado en ningún paso.
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