Resumen del artículo:
La consolidación de carga LCL generalmente implica agrupar y enviar la carga de varios remitentes en un solo contenedor. En teoría, parece bastante sencillo. Sin embargo, la distribución del volumen en metros cúbicos (CBM) y del peso entre esos remitentes cambia cada vez que se modifica una reserva. Ese cambio constante es precisamente la razón por la que el software de consolidación de carga LCL existe como categoría en primer lugar.
Una hoja de cálculo registra esa asignación en un momento determinado, pero no se actualiza cuando se modifica la reserva subyacente. Por lo tanto, la cantidad en la que se basó la cotización y la cantidad con la que realmente se envía el contenedor pueden ir divergiendo silenciosamente, sin que nadie note la diferencia hasta que se cierre el trabajo. Cuando se realiza una consolidación de carga fraccionada (LCL), cada punto de espacio en el contenedor que no se utilice puede marcar la diferencia entre una ruta rentable y una que apenas cubra los gastos.
En el caso de una reserva de FCL con un solo remitente, solo hay que monitorear una estructura de costos, por lo que este es específicamente un problema de LCL. Cada consolidación LCL tiene tantas estructuras de costos como transportistas haya en el contenedor, y cada una debe recalcularse manualmente cada vez que ocurre algún cambio. Los agentes de carga tienen dificultades para llevar un control de todo esto mediante hojas de cálculo, lo que inevitablemente conduce a pérdidas de ingresos, un mal aprovechamiento de los contenedores, errores manuales en el prorrateo de costos al facturar y cotizaciones a precios demasiado bajos. Pero como cambiar los sistemas parece más difícil que seguir con lo que hay, no cambian nada.
En la consolidación de carga general (LCL), incluso unos pocos puntos de espacio sin utilizar pueden marcar la diferencia entre una ruta rentable y una que apenas cubre gastos.
El verdadero problema surge cuando se envía una cotización antes de conocer el costo real de la consolidación. Pero si usas una hoja de cálculo, solo puedes determinar el costo al momento de cerrar el envío, que es cuando por lo general se realiza la conciliación. Para entonces, sin embargo, el trabajo ya está confirmado y el contenedor ya se ha enviado. Eso significa que el margen es el que es.
Esa es una cotización subvalorada que está a punto de ocurrir. Y ocurre de manera silenciosa, porque nadie señala un trabajo que generó ganancias, aunque haya generado menos de lo que debería. No se puede detectar la pérdida en cada envío por separado, pero se acumula en todos los envíos consolidados que la empresa realiza en un mes.
La contabilidad empeora aún más las cosas. El equipo de finanzas ahora tiene que realizar múltiples entradas con los mismos datos de envío para registrarlos en los libros, ya que la hoja de cálculo y el sistema contable no están conectados. Pero esas entradas múltiples hacen que la hoja de cálculo y los registros financieros rara vez coincidan a la primera. La conciliación se convierte en un ritual mensual que nunca debió serlo, y los errores que logran pasar desapercibidos son los que, silenciosamente, merman el margen de ganancia.
No ocurre nada dramático en ningún día en particular, y es por eso que los costos reales se van acumulando silenciosamente a lo largo de los años.
El agente de carga que utiliza el envío LCL de esta manera no puede competir con uno que ya haya invertido en un software de gestión de carga que automatice los cálculos de consolidación. Y la brecha se amplía cada mes, ya que la velocidad de cotización del competidor, la tasa de error humano y la visibilidad para el cliente mejoran, mientras que la hoja de cálculo se queda exactamente como estaba.
Las cotizaciones tardías hacen perder negocios directamente. Por ejemplo, un agente de carga que tarda horas en enviar una cotización, mientras que un competidor lo hace en minutos, perderá esa reserva. Para procesar un envío de manera manual, se necesita más personal para manejar el mismo volumen, lo que implica más gastos. El seguimiento manual también requiere más personal de atención al cliente para responder preguntas como «¿dónde está mi carga?», preguntas que un sistema con visibilidad en tiempo real respondería por sí mismo a través de un portal de autoservicio, mejorando así la visibilidad del envío y aumentando la satisfacción del cliente.
Con un software de gestión de transporte de carga basado en la nube, el equipo de operaciones puede acceder a los datos en cualquier momento y desde cualquier lugar, incluso entre oficinas, lo cual es importante cuando la consolidación abarca varias oficinas en distintos países y ayuda a ahorrar tiempo. Los flujos de trabajo automatizados agilizan significativamente las operaciones logísticas, reduciendo las tareas manuales que consumen el valioso tiempo del departamento de documentación.
El seguimiento de envíos en tiempo real mejora la visibilidad de los envíos y la satisfacción del cliente, ya que el remitente puede ver el estado sin necesidad de llamar. No se trata de una mejora teórica. Las empresas de transporte ya lo están implementando, lo que les brinda una ventaja competitiva imposible de igualar con una hoja de cálculo. Si todavía usas una hoja de cálculo, probablemente esa sea la razón por la que tus competidores suelen enviar cotizaciones mientras tú aún intentas ponerla en marcha.
La diferencia entre el antes y el después es tan clara como la noche y el día.
Si se modifica un conocimiento de embarque interno, los cálculos de utilización de contenedores se actualizan automáticamente para todos los cargadores de esa consolidación, sin que nadie tenga que volver a ingresar los números en otro lugar. La gestión de documentos consolida los documentos de envío, como los conocimientos de embarque internos, en un solo registro. La reserva automatizada y la correspondencia de carga clasifican los envíos por peso, volumen y destino. De esta manera, puedes ver el margen en la etapa de cotización, en lugar de en la etapa de conciliación de facturas.
NewageNXT gestiona todo esto en una sola plataforma. Las operaciones se integran directamente con el departamento de finanzas, y las cotizaciones se calculan a partir de los mismos datos operativos.
Elige un software que no requiera volver a ingresar la información, ya que ahí es donde suelen ocurrir los errores y las pérdidas de margen. Una verdadera integración contable marca la diferencia entre conocer tu margen antes de enviar la cotización y enterarte de cuál fue después de que el contenedor ya se haya enviado. Este es un flujo de trabajo de principio a fin que todo software de gestión de carga debería contar. Con NewageNXT, el archivo de envío que crean las operaciones de agencia de carga es el mismo que utiliza el departamento de finanzas para facturar. Y es el mismo archivo en el que el portal del cliente muestra el estado del envío.
Para el gerente de operaciones o el director comercial, esto significa menos trabajo de volver a ingresar datos, una mayor eficiencia y una cifra de utilización de contenedores en la que se puede confiar desde el principio, en lugar de tener que hacer una conciliación a posteriori. El software de consolidación de LCL realiza un seguimiento de los costos operativos y la rentabilidad hasta el nivel de cada envío, de modo que el equipo de operaciones sabe exactamente qué consolidaciones son rentables y cuáles generan pérdidas antes de que termine el mes, mientras que una mayor visibilidad también contribuye a mejorar la experiencia del cliente y el desarrollo comercial.
Para el director financiero o el propietario, proteger los márgenes se vuelve más sencillo. El uso eficiente de los contenedores puede marcar la diferencia entre una ruta comercial rentable y una que no lo es. Las soluciones de software que muestran esa cifra antes de enviar la cotización valen más que el costo de la suscripción. El software adecuado para el transporte de carga también debe contar con una interfaz fácil de usar y un servicio de soporte ágil. Una solución escalable y basada en la nube ayuda a los equipos a medida que crece el negocio y brinda acceso a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. La contabilidad logística integrada ofrece claridad financiera inmediata y pone fin a las dificultades de la conciliación de fin de mes.
Para obtener más información sobre cómo gestiona NewageNXT la consolidación de LCL, solicita una demostración o ponte en contacto con el equipo de NewageNXT .
El software de consolidación de LCL agrupa varios envíos pequeños de distintos remitentes en un solo contenedor completo, ya que el envío LCL consiste en combinar la carga de varios remitentes en un solo contenedor. Automatiza la asignación de CBM y peso, mientras que entre sus características clave se incluyen la gestión de reservaciones de envíos y la gestión de tarifas, tareas que la mayoría de los profesionales de la industria de la agenciación de carga aún realizan en hojas de cálculo. Los usuarios suelen ser agentes de carga, NVOCC y proveedores de logística externos del sector de la agenciación de carga que operan servicios regulares de consolidación en rutas de transporte marítimo.
Reduce los costos de las operaciones de carga al consolidar varios envíos más pequeños en un solo contenedor para aprovechar el espacio que, de lo contrario, se enviaría parcialmente vacío. Una mejor utilización significa que el costo por unidad disminuye. Automatizar la agrupación de envíos para la facturación basada en el peso y las medidas también reduce el trabajo administrativo y los errores de ingreso de datos en los envíos LCL, lo que ayuda a reducir los errores derivados de tareas rutinarias que erosionan silenciosamente el margen en cada consolidación que realiza un agente de carga en un mes determinado. Los flujos de trabajo automatizados también reducen los pasos manuales y las tasas de error humano, mejorando la rentabilidad.
Sí, y este es el punto que la mayoría de las listas comparativas pasan por alto. El software de gestión de carga debe incluir una integración contable real, de modo que el archivo de trabajo que genera el sistema sea el mismo que se utiliza para las facturas contables. Sin ella, el equipo de contabilidad tiene que volver a ingresar los datos de los envíos a mano, y la integración contable real es esencial para el software de carga, no opcional, ya que las hojas de cálculo y los libros contables rara vez coinciden en la primera revisión. Los sistemas integrados y un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) brindan información financiera en tiempo real, al tiempo que respaldan el cumplimiento normativo y los controles internos a través de un registro de auditoría, sin necesidad de una conciliación mensual.
Sí, es posible. Una plataforma automatizada con seguimiento en tiempo real mejora la visibilidad de los envíos en todas las operaciones logísticas, lo que aumenta la satisfacción del cliente al permitirle verificar el estado por sí mismo, en lugar de tener que llamar o enviar un correo electrónico al departamento de operaciones. Los flujos de trabajo automatizados ayudan a las empresas de transporte a reducir las tareas manuales y las tasas de error humano que retrasan las respuestas. Cuando un remitente recibe cotizaciones más rápidas y puede dar seguimiento a su carga sin tener que estar persiguiéndola, el software hace que la experiencia sea más fluida, lo que mejora la experiencia general del cliente y su retención.
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