Una ruta comercial puede parecer rentable en el sistema o en la presentación de ventas, solo para descubrir, meses después de que se haya entregado el envío, que ese trabajo en particular terminó en una pérdida. Y esto podría deberse a diversas razones, como que un contenedor se transporte con un 87 % de ocupación en lugar de un 94 %, o que se haya cotizado un cargo por manejo según la lista de tarifas del trimestre anterior, solo para descubrir que la terminal había cambiado sus tarifas un par de semanas antes. 

En cualquier otro sector, esto podría ser insignificante, pero las operaciones de transporte de carga suelen funcionar con márgenes netos ajustados, a menudo en la banda baja de un solo dígito (aproximadamente del 3 % al 5 % es una regla general razonable) para muchos operadores establecidos. Eso significa que, si se emite una cotización dos días después de un aumento de tarifas del que nadie en el equipo de ventas tenía conocimiento, perder incluso un 2 % en esa ruta podría, en algunos casos, representar la mitad de las ganancias. No se puede simplemente ignorar eso.

Dónde desaparecen realmente dos puntos en las operaciones LCL y FCL

Consideremos un caso de déficit en un envío consolidado LCL (carga inferior a un contenedor completo). Supongamos que se reservaron 28 metros cúbicos y que los ingresos se calcularon en función de esa cantidad. Si, por ejemplo, el envío se entrega y pesa menos de lo esperado porque el remitente declaró el peso de la carga de manera incorrecta, o porque la recogida programada no se realizó a tiempo, el agente de carga sale perdiendo. 

Para empezar, las tarifas de los transportistas se mantienen iguales independientemente de que la entrega real sea mayor o menor, por lo que un déficit de 4 metros cúbicos reduce directamente el margen de ganancia del agente de carga en cada carga consolidada. Si esto ocurre dos veces por semana en la misma ruta, el margen de ganancia total del trimestre podría disminuir en un punto o más antes de que alguien se dé cuenta de que había un problema.

Un segundo tipo de error oculto proviene de los cargos adicionales, como las multas por retención, las multas por demora, las tarifas de terminal, de manejo y de documentación, que se cotizan a partir de una lista de tarifas creada hace meses sin tomar en cuenta las actualizaciones de los puertos y las empresas de transporte. Esto representa un desafío particular porque, en la mayoría de los casos, la diferencia entre lo que cotizó el equipo de ventas y los costos operativos reales es lo suficientemente pequeña por envío como para pasar desapercibida. Tal vez 200 dólares por aquí o 700 dólares por allá. Y esto puede acumularse prácticamente sin que se detecte hasta que esa ruta comercial comience a tener un desempeño financiero deficiente y alguien tenga que analizar qué está sucediendo realmente.

Algo similar ocurre cuando las tarifas cambian entre cotizaciones. Por ejemplo, un cliente puede recibir una cotización el lunes basada en las tarifas de los transportistas de la semana pasada. Es justo, ¿no? Pero, ¿qué pasa si una nueva tarifa entra en vigor el miércoles y las reservaciones del viernes ya se han confirmado o registrado con los precios del lunes? Este tipo de discrepancia en los precios ocurre cuando las herramientas de cotización que usa el equipo de ventas y la tabla de tarifas están en diferentes programas de gestión de transporte, o cuando están en el mismo sistema pero las revisiones de tarifas no son visibles de inmediato para la persona que crea la cotización de ventas.

Por último, los retrasos relacionados con las múltiples monedas añaden una capa adicional de complejidad. Algunos agentes de carga internacionales, por ejemplo, emiten una cotización en dólares estadounidenses (USD), pero luego la factura del proveedor llega semanas más tarde en una moneda diferente. Si el tipo de cambio evoluciona de manera desfavorable para el agente de carga entre la fecha de la cotización y la fecha de contabilización del costo, esto puede generar un problema. Por sí solo, puede parecer insignificante, pero al sumar cientos o incluso miles de envíos, podría significar una pérdida significativa de margen. Lo peor de todo es que tal vez ni siquiera te des cuenta hasta que concilies los libros contables.

¿Por qué el informe considera que ya es demasiado tarde?

Desafortunadamente, las pérdidas de margen suelen identificarse después de que se entregan los envíos, se emiten las facturas de flete y los costos de envío quedan registrados en el sistema. Pero para entonces, el agente de carga poco o nada puede hacer respecto a los ingresos perdidos. Por lo general, la respuesta será implementar algún tipo de procedimiento. El departamento de operaciones reconocerá el problema y todas las partes acordarán monitorear la ruta más de cerca. Sin embargo, «monitorear más de cerca» equivale a seguir con el mismo flujo de trabajo inconexo de antes, con la misma lista de tarifas que no se ha actualizado y una herramienta de cotización que no permite ver los precios actuales de los servicios adicionales. 

La misma situación se repetirá inevitablemente, si no es el próximo mes, entonces en algún momento en un futuro cercano, porque no se modificó ninguno de los flujos de trabajo. Un informe de rentabilidad te dirá dónde se fue tu margen, pero no te dirá en qué parte del flujo de trabajo puedes evitar que se pierda desde un principio.

“La protección de márgenes es un problema de flujo de trabajo. Si la verificación se realiza a fin de mes, el dinero ya se ha ido.”

Recuperar el margen en el momento en que aún es posible hacerlo

La gestión de márgenes en el sector de la agencia de carga se reduce al proceso de cotización, ya que es el último punto en el que el agente de carga tiene control real. Una vez que se confirma la reserva y el envío está en tránsito, la estructura de costos no puede cambiar, y si hay algún error, el margen tiene que absorberlo.

NewageNXT Esto cambia esa situación. El aprovisionamiento y la aprobación se realizan por cada trabajo individual. Los cargos planeados se incorporan a una pestaña de aprobación financiera directamente desde el envío, y el sistema muestra la rentabilidad planeada frente a la real en tiempo real. De esta manera, puedes ver si un trabajo va por debajo del objetivo antes de que se emita la factura. Si los costos han variado desde el presupuesto, el equipo puede ver la diferencia en el momento de la aprobación y modificar la facturación o registrar la variación mientras el envío aún está abierto.

Si un recibo o un pago se liquida a un tipo de cambio diferente al de la factura original, NewageNXT registra el asiento contable de la diferencia cambiaria en el momento, en lugar de dejarlo para una conciliación manual a fin de mes. El informe de rentabilidad de los envíos sigue estando disponible y es útil para el análisis de tendencias por rutas, clientes y tipos de servicio, pero para cuando se ejecuta, la decisión sobre el margen ya se ha tomado en una etapa anterior, donde aún puede corregirse. Solicita una demostración hoy mismo para comenzar a usar NewageNXT.