Las ventas y las operaciones son fundamentales para cualquier agente de carga, y el agente promedio invierte constantemente grandes sumas para mantener ambas áreas lo más eficientes posible. El problema es que muchos invierten en ellas como entidades separadas, en lugar de como parte de un solo sistema. Esto genera una situación en la que un agente de carga invierte en sistemas de ventas para mejorar la fijación de precios y la elaboración de cotizaciones, así como en el seguimiento, la documentación y la gestión de transportistas en el área de operaciones; sin embargo, invierte poco o nada en la comunicación entre ambas áreas del negocio de la agencia de carga.

Esa comunicación, o transferencia, es fundamental porque es la forma en que los datos pasan del sistema de cotización al sistema operativo. Si la transferencia es deficiente, puede haber un contexto incorrecto que provoque errores operativos y retrasos acumulados. Esto es demasiado común y genera constantemente verdaderos cuellos de botella operativos.

¿Qué sucede realmente cuando una cotización se convierte en un envío real?

Para muchos agentes de carga, pasar de las cotizaciones al envío es un proceso manual que implica volver a armar o volver a ingresar datos que ya se han ingresado en otro lugar. El departamento de ventas crea las cotizaciones en un CRM o en una hoja de cálculo; el cliente las revisa y las aprueba; y luego, el departamento de operaciones debe volver a ingresar los datos originales y cualquier otra información necesaria que se pueda extraer de los hilos de correo electrónico y las conversaciones telefónicas.

A veces, la cotización incluye contexto adicional sobre cuestiones operativas relevantes para el proceso de envío, pero no hay garantía de que ese contexto se refleje al crear el registro operativo. Depende totalmente de quién realice la transferencia de ventas a operaciones. Por ejemplo, ¿la persona a cargo del traspaso ha leído todos los correos electrónicos relacionados con la revisión y aprobación de la cotización, o el personal de ventas registró alguna información contextual en el área de notas del CRM? De ser así, ¿se anotó realmente, o quedó en una conversación que nadie documentó?

De dónde provienen realmente los errores y los retrasos

Todos los problemas de transferencia de datos se deben a que se vuelven a ingresar los datos en lugar de transferirlos.

Los errores en los datos pueden ser de todo tipo, desde ingresar un tipo de contenedor de 20 pies en lugar de uno de 40 pies hasta redondear el peso de la carga de manera diferente en la cotización y en el trabajo. Estos errores en los datos son pequeños y fáciles de cometer, especialmente cuando la misma persona ingresa información a lo largo de 15 o 20 transferencias en una sola mañana, y corregir cada error lleva mucho más tiempo que el ingreso original de los datos.

La pérdida de contexto pasa desapercibida, pero puede resultar muy costosa. Imaginemos que el equipo de ventas negoció una ruta específica basándose en la experiencia previa de un cliente en cierto puerto de transbordo. Esta información existía en un intercambio de correos electrónicos, pero nunca se almacenó de manera que la plataforma de operaciones pudiera acceder a ella y utilizarla. Ahora, el equipo de operaciones ha reservado la ruta de envío predeterminada, y el cliente llama para preguntar por qué su envío se desvió precisamente por el puerto que había pedido evitar. El error se puede corregir, pero la confianza del cliente en la empresa se ve afectada.

La última categoría es el retraso en los tiempos. Pasan varios días antes de que se ingrese un nuevo trabajo al sistema porque una persona del departamento de operaciones no ve la solicitud de reservación en su fila hasta después de que ya se ha realizado. Dependiendo de qué tan ocupado esté el día, esto puede tardar desde una hora hasta 24 horas, o más, según el número de conversiones de cotizaciones. Cuando el cliente aprobó la cotización, esperaba que el embarque comenzara a moverse de inmediato; en la práctica, se convirtió en una fila de espera.

Por qué la mayoría de los agentes de carga resuelven esto por el lado equivocado

La solución más común se basa en procesos e incluye listas de verificación, plantillas de traspaso y procedimientos operativos estándar (SOP) que detallan los campos específicos que se deben verificar durante la transición. También se puede incorporar un coordinador como puesto de tiempo completo para hacer de enlace entre el sistema de ventas y el de operaciones.

Algunas de estas soluciones funcionan, y otras se han desarrollado de manera muy eficaz. Sin embargo, la suposición subyacente de todas estas soluciones es que la cotización y el trabajo se encuentran en sistemas separados, y alguien tiene que hacer el puente entre ambos. El error humano sigue siendo una realidad. Y cuando el equipo está muy ocupado, lo primero que se descuida es la disciplina; y para entonces, nadie se da cuenta de que un cliente llamó por una reservación que no coincide con lo que se le cotizó.

La respuesta más común es aumentar el personal, pero también resulta muy costoso si se toman en cuenta los salarios y los posibles errores. Además, contribuye muy poco a generar ingresos o a mejorar las relaciones con los clientes. En el mejor de los casos, solo sirve para subsanar las deficiencias de arquitectura entre dos herramientas.

“Un coordinador que dedica el 60 % de su tiempo a volver a ingresar datos de una plataforma a otra representa un costo laboral que existe únicamente porque los sistemas así lo exigen.”

Así se ve cuando no hay traspaso

NewageNXT es un software de gestión de transporte basado en tres reglas sencillas: un solo archivo, sin datos duplicados y sin entradas dobles. Esas reglas son fundamentales durante la transición de ventas a operaciones. Si utilizas NewageNXT en tus operaciones de transporte, tanto el departamento de ventas como el de operaciones trabajan desde la misma plataforma o sistema. De esta manera, cuando una cotización se convierte en un envío activo, todos los datos se transfieren automáticamente, incluyendo el remitente, el destinatario, los detalles de la carga, el transportista, los cargos, el tipo de servicio y cualquier nota o instrucción que el equipo de ventas haya ingresado durante el proceso de cotización. El departamento de operaciones continúa donde lo dejó el de ventas al consultar el mismo registro dentro del mismo sistema.

Si el departamento de operaciones revisa los cargos (por ejemplo, un recargo agregado por el transportista que no estaba incluido en la cotización original, una tarifa de manejo adicional, etc.), puede compararlos con los cargos cotizados originalmente, ya que ambos figuran en el mismo registro. Cuando el departamento de finanzas aprueba el trabajo, puede ver la diferencia entre lo que se cotizó y lo que se incurrió, y antes de enviar la factura, puede ajustar la facturación y/o documentar la variación.

El departamento de ventas tendrá una visión clara del estado de cada trabajo; el de operaciones sabrá qué se ha comprometido sin tener que revisar correos electrónicos; y el de finanzas también podrá comparar lo presupuestado con los gastos reales, sin necesidad de conciliar datos entre varios sistemas. En definitiva, NewageNXT garantiza un único registro desde la cotización hasta la facturación. Solicita una demostración hoy mismo para dar los primeros pasos.