Resumen del artículo:
El sector de la logística de carga ha enfrentado importantes desafíos en los últimos años, impulsados por condiciones de mercado volátiles que ejercen presión sobre las operaciones. Los líderes del mercado están superando estos tiempos difíciles invirtiendo en tecnología en todas las facetas de las operaciones, la gestión financiera, el cumplimiento normativo y la presentación de informes, con el objetivo de centralizar los flujos de trabajo en lugar de gestionarlos por separado y conectarlos a través de múltiples sistemas.
Sin embargo, para un agente de carga que busca elegir el software de gestión de carga “adecuado” para su negocio, el proceso de selección puede resultar complicado, debido a la amplia variedad de opciones disponibles actualmente en el mercado. Esta elección requiere un análisis minucioso e implica evaluar diversos aspectos relacionados con los requisitos del proceso de gestión de carga, las necesidades normativas, la integración de sistemas y la configuración.
Antes de comparar precios o asistir a demostraciones, verifica que el sistema cubra estas cinco áreas en una sola plataforma integrada:
Los líderes empresariales deben determinar primero si el software de agenciamiento de carga que desean utilizar está integrado para dar soporte a las operaciones de principio a fin. Además, debe gestionar operaciones de importación y exportación, consolidación de envíos, agenciamiento, comercio cruzado y transbordo. Si puede conectarse con líneas navieras, agencias aduaneras, agentes con sede en el extranjero y aerolíneas, un agente de carga no tendrá que mantener múltiples portales, lo que habría duplicado su carga de trabajo.
Una ventaja adicional de un sistema de gestión de transporte (TMS) basado en un ERP es que permite a los agentes de carga comparar tarifas de múltiples transportistas, reservar capacidad y generar la documentación necesaria dentro de la misma plataforma. Antes de contar con el TMS adecuado, un agente de carga podía tardar hasta 30 minutos en comparar tarifas en tres portales diferentes. Con el software adecuado para la gestión de carga, este proceso puede tomar solo unos segundos.
Los propietarios y gerentes prefieren contar con información financiera oportuna y útil, en lugar de informes retrasados. Para ello, un sistema de agenciamiento de carga debe reportar con precisión los datos de las transacciones en todos los procesos, medir la rentabilidad de cada envío y gestionar automáticamente la contabilidad en múltiples monedas y el cumplimiento de las normas tributarias regionales.
La visibilidad en tiempo real del estado de los envíos puede mejorar drásticamente las operaciones diarias de una empresa de transporte de carga, al reducir las comunicaciones con los clientes sobre las actualizaciones del estado de los envíos. Además de brindar visibilidad en tiempo real sobre la situación financiera y los cuellos de botella operativos, un sistema ERP permite al director general identificar posibles áreas problemáticas antes de que termine el mes.
Quieres un sistema de gestión de carga que pueda crecer al ritmo de tu negocio y dar cabida a nuevas sucursales, rutas comerciales, un mayor volumen de envíos y todos los costos asociados, sin redundancias. Ese nivel de escalabilidad también debe aplicarse a las jerarquías, los departamentos y los niveles de cumplimiento específicos de cada jurisdicción. La personalización a este nivel es sumamente importante. Debe adaptarse a tu forma de hacer negocios, y no al revés. Cuando las cosas cambien, debes poder configurar la jerarquía, las sucursales, los departamentos o las conexiones con tu red logística sin tener que enviar cada uno de estos cambios como una solicitud de modificación al proveedor.
Prioriza la creación de portales para clientes que reduzcan el número total de llamadas de los clientes. Cuando los clientes pueden usar un portal para verificar el estado de sus envíos, ver los documentos de sus pedidos o revisar el historial de facturas, no tienen que ponerse en contacto contigo ni con tu equipo con tanta frecuencia. Además, tu personal de operaciones tendrá más tiempo para atender llamadas de casos excepcionales, en lugar de pasar todo el día respondiendo a preguntas del tipo «¿dónde está mi envío?».
Las funciones de CRM integradas en un sistema ERP permiten a las empresas gestionar las tarifas contractuales y les avisan automáticamente cuando una cotización no cumple con los términos acordados, lo que protege los márgenes.
Presta atención al historial del proveedor en cuanto a la prestación de un servicio de atención al cliente confiable. Si surgen problemas técnicos, deberías poder comunicarte con el servicio de soporte y la gerencia del producto para reanudar rápidamente las operaciones de transporte. El proveedor también debería contar con un sistema de tickets confiable y ofrecer una sólida capacitación técnica para tu equipo.
Las funciones son solo una parte del panorama. Es igual de importante quién desarrolló el software, qué tan bien protege tus datos y qué tan rápido tu equipo puede empezar a usarlo. Ten en cuenta también estos factores:
Te irá mejor con un sistema de gestión de carga como NewageNXT diseñado específicamente para los procesos de transporte de carga, en lugar de una plataforma logística general adaptada para funcionar en operaciones de transporte de carga. Ese conocimiento es útil porque el software de gestión incorpora las mejores prácticas del sector.
El sistema debe permitir que varias sucursales tengan acceso a una base de datos central y segura. Las empresas de transporte internacional no pueden operar con datos inconexos o duplicados entre sus oficinas, ya que esto provoca interrupciones, retrasos en los envíos y registros duplicados. La mala calidad de los datos tiene un alto costo. Un sistema central permite que cada oficina trabaje con los mismos datos y que la administración pueda consultar en tiempo real la información operativa, como el desempeño, los pagos y el cumplimiento normativo.
La documentación relacionada con las operaciones de transporte de carga, como los conocimientos de embarque, las facturas comerciales, las listas de embalaje, los certificados de origen y las declaraciones aduaneras, puede resultar abrumadora. Un módulo de gestión de documentos en un software de gestión de carga facilitaría el seguimiento, el almacenamiento y la recuperación de todos estos registros. También reduciría la dependencia de una organización de los sistemas de archivo en papel, que son propensos a errores de entrada manual. El seguimiento del cumplimiento normativo también se simplifica mucho más cuando se pueden buscar documentos relacionados con un envío en particular.
Si el sistema es fácil de usar y la configuración del flujo de trabajo es sencilla, el personal debería poder manejar las operaciones diarias de transporte de carga sin necesidad de semanas de capacitación.
La necesidad de tecnología va en aumento, especialmente a medida que las operaciones de transporte de carga se vuelven más complejas. Sin embargo, realizar una evaluación minuciosa antes de comprometerse con un sistema de software ayudará a garantizar el éxito a largo plazo. Aunque implementar un sistema ERP es un proyecto de gran envergadura, un software de mala calidad costará más que uno de buena calidad. NewageNXT Conecta cada parte de tu negocio y se amortiza por sí solo al reducir los errores, acelerar la facturación y aumentar la satisfacción del cliente. Contáctanos hoy mismo para dar los primeros pasos.
El software de planificación de recursos empresariales (ERP) para el sector de la agencia de carga es un sistema de gestión que integra las operaciones, las finanzas, el cumplimiento normativo y el servicio al cliente en una sola plataforma. Además, puede sustituir a las herramientas independientes que utilizan hoy en día la mayoría de las agencias de carga, al encargarse de procesos como el seguimiento de envíos, el despacho aduanal, la gestión de tarifas de transportistas, la facturación en múltiples monedas y la creación de documentos.
Un software ideal para la gestión de carga debe incluir seguimiento de envíos, documentación automatizada, comparación de tarifas de transportistas, herramientas de cumplimiento aduanal, contabilidad en múltiples monedas, un portal para clientes y visibilidad en tiempo real de las operaciones y las finanzas. También es importante que cuente con un sistema integrado de gestión de transporte y supervisión del cumplimiento normativo.
El software ERP automatiza tareas repetitivas como la creación de documentos, la facturación y la tramitación aduanera, lo que reduce los errores manuales y permite que el personal se concentre en las excepciones y en el desarrollo del negocio. Los sistemas basados en la nube agilizan el proceso al permitir que los equipos accedan a los datos desde cualquier sucursal, lo que elimina la necesidad de instalaciones locales y los conflictos de versiones.
Sí. Pero la principal ventaja de la integración es que le permite a tu equipo mantener un flujo continuo de datos entre los distintos sistemas, lo que elimina la necesidad de ingresar la misma información en varios sistemas.
Empieza por determinar si el sistema ofrece una cobertura integral para todos los aspectos de las operaciones de tu empresa de transporte de carga. A continuación, revisa si cuenta con funcionalidades específicas relacionadas con el transporte de carga, como el seguimiento de trayectos múltiples, el cumplimiento de normas aduaneras y la gestión de transportistas. Por último, determina qué tan escalable es el sistema, qué tan fácil es personalizarlo, qué tipo de soporte técnico recibirás y cuál es el costo total de propiedad (TCO), incluyendo los gastos iniciales de implementación, el tiempo necesario para capacitar a tus empleados en su uso y otros costos de soporte o mantenimiento en los que se pueda incurrir durante los primeros dos o tres años después de la implementación.
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