Resumen del artículo:
Cuando las empresas de transporte de carga se expanden a un nuevo país, muchas siguen el mismo orden: conseguir un cliente clave, poner en marcha los primeros envíos y ocuparse del cumplimiento normativo más adelante. En realidad, ese orden está al revés.
Imagina una nueva sucursal que procesa sus primeros 10 envíos sin ningún problema. Luego se envían las facturas, y el portal de facturación electrónica del país las rechaza todas porque el software de gestión de envíos nunca se configuró según los requisitos locales. La carga llegó, pero la sucursal no puede facturarla, y el flujo de efectivo se estanca antes de que la sucursal haya siquiera logrado estabilizarse.
El cumplimiento normativo suele ser el mayor obstáculo para el crecimiento de las operaciones de transporte de carga, ya que las normas cambian en cada frontera. Los transportistas que lo incorporan a sus sistemas operativos antes de la puesta en marcha comienzan a facturar antes. Los que lo añaden después terminan resolviendo problemas mientras intentan crecer.
Cada país tiene sus propias normas, ya sea en la presentación de documentos aduaneros, la emisión de facturas fiscales, el uso de formatos de documentos específicos o el mantenimiento de registros de acuerdo con las directrices gubernamentales. Las normas cambian al cruzar las fronteras, y si tu empresa de transporte de carga opera de manera manual y tiene que ingresar la misma información de envío tres o cuatro veces en diferentes sistemas para procesarla, las altas tasas de error pueden generar riesgos de incumplimiento normativo. Un Código Arancelario Armonizado (HTS) incorrecto, un número de factura erróneo o una documentación aduanera presentada con un día de retraso pueden parecer detalles menores, pero pueden causar retrasos o impedir los pagos.
Las normas evolucionan constantemente a medida que cambian las regulaciones aduaneras y las políticas comerciales. Por ejemplo, el Sistema de Control de Importaciones 2 (ICS-2) de la UE ahora exige declaraciones sumarias de entrada detalladas antes de que las mercancías lleguen al primer punto de entrada a la UE. Estados Unidos eliminó el año pasado la exención de minimis de 800 dólares para las importaciones, lo que aumentó la necesidad de presentar declaraciones aduaneras y documentación adicional. A medida que aumentan las tensiones geopolíticas y se amplían las listas de sanciones, tendrás que adaptarte rápidamente o correrás el riesgo de perder tu estatus de cumplimiento. El incumplimiento de las normas también puede acarrear sanciones.
El mejor momento para detectar brechas de cumplimiento es antes de firmar un contrato con un cliente. Te será útil revisar esta lista para cualquier país al que planees expandirte.
Las autoridades reguladoras consideran cada vez más a los agentes de carga, y al sector del transporte de carga en su conjunto, como garantes del cumplimiento normativo. Esto significa que, antes de que comience el proceso logístico o se ponga en marcha un envío, esperan que los agentes de carga verifiquen que todas las partes involucradas en el envío no figuren en las listas de restricciones y sanciones.
La naturaleza del comercio internacional determinará qué listas debes consultar. Por ejemplo, los envíos relacionados con Estados Unidos deben revisarse a la luz de la Lista de Control Comercial (Commerce Control List) conforme a las Regulaciones de Administración de Exportaciones (Export Administration Regulations), las listas de sanciones de la OFAC y el ITAR si tu carga es un artículo de defensa. Las Naciones Unidas y la Unión Europea también mantienen sus propias listas, al igual que muchas agencias a nivel nacional.
Esté atento a señales de alerta, como un cliente que se niegue a proporcionar información sobre un usuario final no identificable, o rutas que tengan poco o ningún sentido desde el punto de vista comercial. Documente todas las actividades de diligencia debida. Lo más eficaz podría ser realizar la verificación de las partes dentro de su flujo de trabajo en el momento de la reserva, incluyendo una verificación automática para cada envío. Es posible que la evaluación de riesgos de una herramienta independiente no sea tan eficaz en un día tranquilo.
Un buen sistema de gestión de transporte (TMS) permitirá programar envíos, seleccionar transportistas y realizar un seguimiento en tiempo real. Esta mayor visibilidad ayuda a los expedidores a monitorear los envíos en tiempo real, y la tecnología mejora la colaboración con los transportistas y facilita actualizaciones más rápidas para los clientes. Sin embargo, existen limitaciones en cuanto a lo que un TMS podrá lograr en las operaciones de transporte de carga.
Si bien las plataformas digitales de transporte de carga pueden mejorar la experiencia del cliente y la visibilidad de los datos en los flujos de trabajo de transporte, aún presentan limitaciones en cuanto al cumplimiento de las regulaciones locales, como presentar una declaración aduanera en un país y una factura fiscal en otro. Es por eso que los agentes de carga suelen incorporar una herramienta local para cada nuevo mercado en el que desean operar. Sin embargo, cada herramienta local adicional implica otra combinación de nombre de usuario y contraseña, otra exportación de datos y, potencialmente, otra fuente de error. No hay necesidad de nada de eso si utilizas NewageNXT. Asegúrate de verificar si tu sistema actual es compatible con el próximo país al que planeas entrar.
Considera la localización como una parte integral de tu estrategia general de entrada al mercado, no como algo que se tenga en cuenta después del lanzamiento, ya que expandir las operaciones de transporte de carga implica gestionar la complejidad operativa a medida que te expandes a nuevos países, no solo la localización. En Newage, consideramos que la localización consiste en el cumplimiento normativo específico de cada país, creado y mantenido dentro de la plataforma (fiscalidad, generación de facturas electrónicas, trámites aduaneros, informes reglamentarios).
NewageNXT envía facturas electrónicas en los Emiratos Árabes Unidos y a la Aduana de la India a través de ICEGATE, cuenta con integración en los sistemas AMS/AES de Estados Unidos y admite la facturación electrónica en toda América Latina. Tenemos previsto agregar a Brasil y Perú a nuestra creciente lista de países compatibles. Cuando NewageNXT no se ofrece soporte para un mercado en particular, colaboramos con el cliente para desarrollar la localización necesaria para ese mercado. Esto puede tomar varios meses, por lo que es importante plantear esta inquietud con anticipación. Cuando el cumplimiento normativo se integra en el mismo sistema que las ventas, las operaciones y las finanzas, la primera factura emitida en un nuevo país tendrá esencialmente las mismas características que la milésima factura emitida desde ese mismo lugar, y esa estabilidad, por lo general, ayuda a retener a los clientes mejor que cualquier descuento.
El cumplimiento de las normas suele abrirte las puertas, mientras que el crecimiento se logra al asociarte con agentes locales sólidos, establecer relaciones con transportistas que cuenten con la capacidad suficiente durante las temporadas altas y enfocarte en dos o tres rutas comerciales que sabes que impulsarán el crecimiento.
Antes de captar a tu primer cliente en otro país, identifica todos los trámites exigidos por ese mercado y verifica si tu sistema actual es capaz de procesarlos en este momento. Programa una demostración hoy mismo para ver cómo NewageNXT gestiona el cumplimiento normativo en los países en los que te interesa entrar.
NewageNXT Admite la facturación electrónica en los Emiratos Árabes Unidos, la declaración aduanera en la India a través de ICEGATE, AMS y AES en los Estados Unidos, y la facturación electrónica en toda América Latina, con Brasil y Perú incluidos en la hoja de ruta. El equipo de Newage puede confirmarte la lista actual para tu mercado objetivo.
Si el país ya está incluido, el plazo dependerá principalmente de tu configuración y de la migración de datos. Si se requiere una nueva localización, Newage planea desarrollarla junto contigo, y esto puede tomar varios trimestres.
Pregunta al equipo de Newage cómo la selección de participantes se adapta a tu flujo de trabajo y qué listas necesitas que se incluyan.
Newage mantiene las localizaciones dentro de la plataforma a medida que cambian las reglas, por lo que las actualizaciones se implementan a través del sistema en lugar de mediante una herramienta independiente a la que tengas que aplicar parches.
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