Si bien la fragmentación es un factor común en todos los sistemas de transporte de carga, la administración de la empresa rara vez se prepara para que esto afecte las operaciones. Y, sin embargo, todos los participantes dentro de la empresa reconocen que la fragmentación es un problema. El equipo de ventas elabora cotizaciones en un sistema, el equipo de operaciones registra el mismo envío en un segundo sistema y el equipo de finanzas concilia ambos en otro sistema más, mientras que el departamento de cumplimiento busca la documentación en los tres sistemas.

En este tipo de configuración, cada traspaso se convierte en una oportunidad para perder datos o retrasar un proceso que el cliente esperaba que se completara horas antes. Operar con múltiples sistemas desconectados en cualquier operación de transporte de carga tiene un costo real, pero a menudo pasa desapercibido debido a la mentalidad de «así es como trabajamos».

“El costo de mantener sistemas desconectados se esconde detrás de algo peor que una partida presupuestaria. Se esconde detrás de ‘la forma en que trabajamos’.”

¿Adónde se va realmente el tiempo?

Ingresar los mismos datos varias veces es un hábito costoso. Tomemos como ejemplo una operación típica de transporte de carga. Un envío comienza en una herramienta de generación de cotizaciones, sus detalles se ingresan en la plataforma de operaciones y, una vez más, en el sistema financiero. En algunos casos, la documentación aduanera incluso se almacena en un cuarto sistema.

Cada transferencia podría tardar hasta 15 minutos, dependiendo de los datos y de la persona que la realice. Si un agente de carga procesa alrededor de 500 envíos a través de esos sistemas desconectados, eso equivale a unas 2,000 entradas manuales de datos cada mes, como mínimo.

El mero volumen de trabajo, por sí solo, inevitablemente restará tiempo productivo al personal que realiza esta tarea. Y en demasiados casos, las personas que vuelven a ingresar estos datos son coordinadores de operaciones con experiencia, funcionarios de finanzas y profesionales de cumplimiento normativo que tienen que dedicar la mayor parte de su día a tareas que un sistema integrado manejaría fácilmente. Es un desperdicio de talento. Pero incluso si contratas personal nuevo de nivel inferior para que se encargue de ello, esto sigue generando costos salariales, además de una curva de aprendizaje y errores tipográficos o de otro tipo que le añaden al equipo de conciliación otra capa de problemas que resolver.

Lo que cuesta la fragmentación más allá de la mano de obra

Los costos laborales se ven una vez que sabes dónde buscarlos. Pero los costos posteriores pueden ser más difíciles de identificar. Los tiempos de respuesta para las cotizaciones son lentos porque las tarifas están en un sistema y el historial crediticio de los clientes, en otro. Eso significa que alguien tiene que revisar constantemente ambos sistemas antes de emitir la cotización. 

La facturación también se retrasa porque el equipo de finanzas debe asegurarse de reflejar los costos operativos reales, a los que no tiene acceso hasta que el departamento de operaciones le transfiera esa información. Como no es su prioridad, esto solo ocurre cuando, eventualmente, alguien se da la molestia de hacerlo. En este tipo de situaciones, es evidente que los ciclos de pago se alargan inevitablemente, incluso cuando, en teoría, no deberían hacerlo.

Sin embargo, eso no es lo peor, ya que es en el cierre de fin de mes cuando se hace evidente el costo acumulado de los procesos fragmentados. En ese momento, el departamento de finanzas se da cuenta de que las cifras de un mismo envío no coinciden entre los distintos sistemas, posiblemente debido a errores humanos, diferencias en los tipos de cambio o en los códigos de cargo, o a partidas que faltan y que surgieron después de la entrega del envío. Una empresa de transporte internacional o que opera con múltiples monedas, que maneja tres plataformas separadas sin comunicación entre ellas, puede pasar varios días al final del mes tratando de conciliar lo que ocurrió con lo que está registrado. 

Más allá de estos problemas que surgen directamente de la falta de comunicación entre múltiples sistemas de software de transporte de carga, se generan muchos errores en cada transferencia y pasan desapercibidos. Por ejemplo, un código de cargo incorrecto ingresado en un sistema de operaciones se traslada a una factura. A menudo pasa desapercibido hasta que el cliente llama para reclamarlo o una auditoría lo identifica. Para entonces, corregir el error cuesta mucho más de lo que habría costado la entrada original. Si a esto le sumamos el daño a la confianza entre el cliente y su empresa, es fácil ver por qué la fragmentación puede ser un hábito costoso.

La pregunta que los intermediarios siguen posponiendo

Muchas empresas de transporte reconocen que sus sistemas son incompatibles entre sí, y también reconocen que esa incompatibilidad tiene un costo. Sin embargo, muchas siguen aisladas porque se enfrentan a una resistencia inherente al intentar integrar diferentes sistemas. Por ejemplo, la migración a nuevos sistemas será difícil para muchas organizaciones porque causa interrupciones, la capacitación lleva meses y creen que siempre implica cierto nivel de riesgo. 

Esto significa que, hasta que los costos de integrar los sistemas superen a los de seguir gestionándolos manualmente (es decir, volver a ingresar los datos y resolver las discrepancias a mano), la mayoría de las empresas de transporte seguirán utilizando soluciones provisionales para llevar a cabo esta tarea. La cuestión es que, con el tiempo, la balanza se inclina, especialmente en el mundo tan dependiente de la tecnología en el que vivimos. Y si tú no lo haces, tus competidores sí lo harán, lo que les dará una ventaja. 

NewageNXT fue diseñada para eliminar estos traspasos de información. Desarrollada como un sistema único, la plataforma permite a los clientes ingresar datos en un solo lugar y que esa misma información fluya a través de los departamentos de ventas, operaciones, contabilidad/finanzas, cumplimiento normativo y servicio al cliente sin necesidad de volver a ingresarla en ningún otro lugar. Con NewageNXT, una cotización se convierte fácilmente en una reserva, y esa reserva se transforma en una factura. Dependiendo del país, el sistema puede presentar automáticamente esas facturas ante las autoridades fiscales. 

Todos los recibos en varias monedas se concilian automáticamente, y cuando se produce una conversión de moneda extranjera (por ejemplo, cuando hay que convertir de dólares a euros), la diferencia del tipo de cambio se contabiliza al instante. El uso de NewageNXT significa que no necesitas una hoja de cálculo para cerrar la brecha entre la información operativa que tu empresa ha recopilado y los datos financieros que ve tu equipo de contabilidad. 

“Cada paso intermedio que se elimina es tiempo que se recupera. En una industria donde los márgenes netos oscilan entre el 3 % y el 5 %, el tiempo es el recurso más escaso con el que cuenta un agente de carga.”

En última instancia, para la mayoría de los transportistas en crecimiento, la cuestión es cuánto tiempo el margen de ganancia podrá absorber los costos que implica no consolidar estos diferentes sistemas. Y ese plazo se está reduciendo rápidamente. Solicita una demostración hoy mismo para ver cómo NewageNXT podemos ayudarte.