Las tarifas por demora y otros costos similares se introdujeron inicialmente para ayudar a reembolsar a los almacenes, depósitos e instalaciones por el uso de sus espacios y equipos. Esto puede abarcar desde contenedores hasta patios de contenedores, estaciones de carga y más. A los espacios de almacenamiento y al equipo que contienen se les asigna un período de gracia de unos días durante el cual no se cobran cargos. Si la parte en cuestión se queda más tiempo del permitido, estos cargos tienen como objetivo servir de incentivo para que los propietarios del equipo y del espacio hagan que la instalación esté disponible lo antes posible.

Sin embargo, estos gastos no son percibidos de la misma manera por todos los eslabones de la cadena de suministro. Los clientes del transporte marítimo, por ejemplo, suelen considerar los cargos por demora como costos adicionales innecesarios y tratan de evitarlos en la medida de lo posible. Pero esto se debe a una buena razón: incurrir en estos cargos aumentará los costos de transporte y tenderá a causar retrasos en las entregas, lo que provocará un estancamiento, reducirá las ventas y, a la larga, empañará la imagen de la marca. Afortunadamente, es posible reducir estos costos de diversas maneras aprovechando los servicios de flete.

Veamos, entonces, las diferentes formas en que unos servicios de transporte de carga eficientes pueden ayudar a reducir los cargos por demora:

Entender cómo se calcula

Las líneas navieras cobran cargos por demora en función de una unidad de equipo que permanezca en su espacio por cada unidad de tiempo adicional. Por lo general, estos valores corresponden a un solo contenedor que permanezca en el patio por cada día adicional al que se le había asignado. Los cargos se aplican desde el final del último día gratuito hasta que el contenedor se retira de las instalaciones. Conocer estos cargos y cómo funcionan puede ayudar a planificar con anticipación cualquier posible retraso en el almacenamiento de contenedores. Por ejemplo, si esperas que se retrase un envío o la recogida de un contenedor, puedes planificar con anticipación estos cargos o evitarlos por completo.

Planifica los envíos con suficiente anticipación

Optimizar el proceso de envío es fundamental para reducir los cargos adicionales. Es importante evaluar la cantidad total de carga, el valor total, el tiempo estimado de transporte, etc., para asegurarse de que se tomen en cuenta todos los costos. Algunas formas en las que puedes planificar los envíos con anticipación incluyen:

• Analiza con cuidado la ruta que sigue tu envío (y ten un “plan B” si es necesario).
• Envía los envíos con la mayor antelación posible.
• Tomar en cuenta e implementar un margen de tiempo (es decir, +/- unas pocas horas o días).
• Toma en cuenta los posibles retrasos, además del tiempo de viaje, como la carga, la descarga, el atraque, etc.
• Comunica con suficiente antelación la información y las instrucciones importantes a todas las partes involucradas en el proceso de envío.
• Asegúrate de que el capitán del barco o el conductor respete los horarios.

Intenta negociar el mayor margen de tiempo adicional posible al establecer los plazos iniciales.

Asigna las responsabilidades con claridad

Después de analizar las posibilidades de incurrir en cargos por demora, tendrás una mejor visión de los procesos de la cadena de suministro involucrados. El siguiente paso es asignar la responsabilidad de cada tarea a una persona específica y optimizar adecuadamente tu red de transporte. Puedes aprovechar esto a tu favor eligiendo a personas con experiencia y con menor probabilidad de causar retrasos. Además, esta asignación te permite dar seguimiento al estado de tu envío en todo momento, para que puedas estar al tanto de cualquier retraso y sepas exactamente dónde solucionar el problema.

Implementar tecnología de automatización siempre que sea posible

Otra forma brillante de garantizar retrasos operativos mínimos es incorporar tecnología de nueva generación a tus operaciones en la medida de lo posible. La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML), junto con los servicios de IoT, han permitido a las industrias implementar un mundo completamente nuevo de robótica y automatización en sus operaciones. Y la logística no es la excepción: las funciones de la cadena de suministro pueden automatizarse en gran medida para que los procesos se desarrollen de la manera más fluida y rápida posible. Por ejemplo, la automatización permitirá el seguimiento y el acceso a los datos en tiempo real, lo que, a su vez, permitirá tomar decisiones en tiempo real en caso de que surjan obstáculos. Del mismo modo, se puede evaluar con un alto grado de precisión el avance del envío, la ubicación del buque, el estado de la carga y mucho más.

Optimiza tu flujo de trabajo

Por último, lo mejor que puedes hacer para evitar retrasos inesperados y los gastos que estos acarrean es optimizar tus procesos. La implementación de los marcos digitales más recientes en tu infraestructura operativa requerirá algo de tiempo para acostumbrarte a ellos. Sin embargo, para obtener los mejores resultados, es importante dedicar todo el tiempo que sea necesario para incorporarlos adecuadamente a tus procesos y así evitar cualquier deficiencia en el futuro. Esto eliminará los cargos adicionales debidos a errores y reducirá los gastos adicionales a largo plazo.

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