Según Deloitte, en el sector de la logística y el transporte de carga circula una gran cantidad de documentos para trasladar mercancías de un lugar a otro. Cada año, este sector procesa más de 15 mil millones de documentos de diversos formatos para satisfacer sus necesidades de transporte. El proceso de documentación comienza desde el primer paso, cuando una empresa contrata a agentes de carga para trasladar sus productos manufacturados desde su planta de producción hasta un destino específico.

Y antes de profundizar en las razones por las que los agentes de carga deberían subcontratar sus servicios de documentación, echemos un vistazo general a algunos de los documentos que procesan y obtienen a diario. Esto nos ayudará a comprender el proceso de transporte de mercancías de manera más efectiva y precisa.

Lista de documentación logística

Conocimiento de embarque (BL): documento legal entre el remitente de determinadas mercancías y el transportista, en el que se detallan el tipo, la cantidad y el destino de las mercancías. Este documento también sirve como recibo de envío cuando las mercancías se entregan en el destino predeterminado.

Conocimiento de embarque principal (MBL): el conocimiento de embarque principal lo utiliza el transportista principal de las mercancías para resumir las diferentes cantidades de carga que se envían en un envío específico. Incluye tanto el número de conocimiento de embarque asignado a las distintas partidas de carga como la descripción de la misma. Además, constituye el contrato de transporte entre el remitente y el transportista.

Conocimiento de embarque interno (HBL) – Este documento lo emite un agente de carga ( agente de carga ) a nombre del remitente, como acuse de recibo de las mercancías que se envían junto con otra carga como un solo envío (por lo general, como un contenedor completo). Además, los destinatarios envían borradores del HBL al remitente para que los firme, según el tipo de HBL.

Factura proforma: es una factura en la que un comprador potencial solicita al exportador información sobre el precio, la calidad, las dimensiones, el peso, el grado de calidad, la forma de entrega, las condiciones de pago y el tipo de embalaje para la exportación de mercancías. A continuación, el exportador responde a la consulta mediante una cotización conocida como factura proforma.

Lista de embalaje de exportación: es la lista que prepara el remitente y envía al destinatario para que este pueda verificar con precisión las mercancías entregadas incluidas en cada paquete de envío, indicando la cantidad, la descripción y el peso de los contenidos.

Orden de entrega:este documento debe presentarse al momento de recoger la carga y otorga autorización a la persona autorizada para recogerla.

Certificado de llegada de carga (CAN): un transportista o agente envía este documento al destinatario (y a la parte notificada, si la hay) para informarle sobre la llegada del envío, así como sobre el número de bultos, la descripción de las mercancías, su peso y los cargos de recogida (si los hubiera).

Así pues, los puntos mencionados anteriormente son solo un pequeño vistazo a algunos de los documentos con los que los agentes de carga deben lidiar a diario en la industria del transporte de carga. Sin embargo, existen cientos de trámites de este tipo que son necesarios para completar el traslado de la carga, si sumamos el transporte aéreo, terrestre y marítimo. No obstante, no analizaremos todos esos documentos en este artículo, ya que nuestro objetivo es destacar algunas razones importantes que llevan a los agentes de carga a subcontratar sus trámites de documentación.

Razones por las que los agentes de carga subcontratan sus tareas de documentación

La mayoría de las empresas de logística siguen utilizando métodos manuales para el procesamiento de documentos, lo cual es un proceso costoso, que requiere mucha mano de obra y genera muchas complicaciones. Por lo tanto, la mejor opción disponible es externalizar el trabajo de documentación, lo cual ofrece innumerables beneficios.

Libertad para enfocarse en la actividad principal de transporte de carga:Según el informe de Deloitte, el 57 % de los transportistas de carga de larga distancia ( agente de carga ) subcontratan sus tareas de documentación a otras empresas de servicios de subcontratación y a expertos para poder enfocarse en su actividad principal. De esta manera, se dedican exclusivamente a las tareas de logística y transporte de carga.

Reduce el costo total:el trabajo de documentación requiere un mayor nivel de gestión administrativa y aumenta innecesariamente el costo que recae sobre el personal permanente. Por eso, hoy en día las empresas líderes buscan externalizar el departamento de documentación a otra empresa para reducir los costos de inversión. Según un estudio, el 59 % de los transportistas confía en la asistencia de terceros para la documentación y así reduce el costo total.

Para mejorar la calidad de los servicios:los agentes de carga se sienten desorientados ante los cambios constantes que se producen en la plataforma de documentación. Estos cambios pueden provenir tanto del propio sector como del gobierno del país. Para evitar que estos cambios afecten negativamente a sus operaciones de transporte y logística, subcontratan todo el departamento a otras empresas especializadas.

Para eliminar el trabajo administrativo:como hemos comentado anteriormente, el proceso de documentación comienza desde el primer paso del envío de la carga. Ya sea la elaboración de diversos conocimientos de embarque (BL), certificados de embarque (CAN), órdenes de entrega (DO), notas de envío (SI) u otros documentos, todos requieren un esfuerzo minucioso y mucha atención. Y un simple error humano o de la máquina puede causar pérdidas de millones. Según el estudio de Deloitte, hemos observado que el 31 % de los agentes de carga se muestran más dispuestos a mejorar la calidad de sus servicios. Y delegan los servicios completos de documentación a otra empresa con un buen historial. Hoy en día, en la industria del transporte de carga, Newage es reconocida como la empresa de servicios de subcontratación más confiable para el trabajo de documentación. Cuenta con experiencia en la gestión de servicios de documentación para empresas de todos los tamaños a nivel global.

Para reducir la responsabilidad:en el sector del transporte de carga, cuando las empresas manejan carga de terceros con un valor de millones de dólares, necesitan un alto nivel de responsabilidad. La gestión de la logística y la cadena de suministro ya es de por sí muy compleja, y, por lo general, las empresas reducen su responsabilidad mediante la subcontratación.

A estas alturas, es posible que ya sepas por qué los agentes de carga subcontratan sus servicios de logística y por qué incluso las empresas que figuran en la lista Fortune 500 contratan a terceros para sus tareas de documentación. Sería injusto terminar este artículo sin mencionar algunos detalles sobre cómo elegir una empresa de servicios de subcontratación ideal. Así que hagamos un breve repaso que te ayudará a seleccionar al proveedor ideal de servicios de documentación. En primer lugar, la empresa debe tener presencia global, ya que el comercio EXIM requiere ese alcance. En segundo lugar, el proveedor de servicios debe contar con una buena experiencia operativa para comprender bien el trabajo. Por último, debe tener más de una década de experiencia laboral para manejar de manera profesional las tareas de documentación.

Newage es una de esas empresas de servicios de subcontratación para tus servicios de documentación. Contamos con más de 15 años de experiencia laboral y más de 350 clientes repartidos en más de 30 países de todo el mundo.

“Haz lo que mejor sabes hacer y subcontrata el resto”: Newage ayuda a quienes se mudan a hacerlo

‍